วิธีการสื่อสารกับคณะกรรมการบริหารโรงเรียน

คณะกรรมการบริหารโรงเรียนคือผู้ตัดสินใจหลักในโรงเรียนท้องถิ่นของคุณ ทั้งในเรื่องของงบประมาณ การจ้างงาน หลักสูตร และอื่น ๆ ซึ่งในบางเรื่องคุณอาจมีข้อมูลที่อยากแบ่งปันกับคณะกรรมการเหล่านี้ 

นี่เป็นเรื่องที่ดีและควรทำ 

เมื่อมีสมาชิกในชุมชนก้าวเข้ามาแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นสำหรับโรงเรียนในท้องถิ่น จะทำให้คณะกรรมการบริหารสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้ 

สิ่งแรกที่ควรทำก็คือหาช่องทางการติดต่อกับคณะกรรมการบริหาร คุณอาจจะเริ่มจากการหาชื่อและตำแหน่งในคณะกรรมการบริหาร อีเมล หรือที่อยู่และการประชุมคณะกรรมการครั้งถัดไปที่ชุมชนสามารถเข้าร่วมและเสนอความคิดเห็นนั้นจะเกิดขึ้นเมื่อไร 

ควรจะส่งอีเมลหรือจดหมายไปหาคณะกรรมการบริหาร ? 

การส่งอีเมลไปยังสมาชิกของคณะกรรมการบริหารนั้นอาจเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ ส่วนใหญ่แล้วอีเมลนั้นจะมีน้ำหนักน้อยกว่าการมาพูดในห้องประชุมด้วยตนเอง และหากคุณต้องการแสดงความคิดเห็นในเรื่องที่จะเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่และมีหลายฝ่ายต้องการแสดงความคิดเห็น อีเมลของคุณนั้นอาจจะหายไปกับกองอีเมลอื่น ๆ ที่อยู่ในกล่องอีเมลขาเข้า 

ข้อดีของการส่งอีเมลไปหาคณะกรรมการบริหารนั้นก็คือคุณสามารถส่งข้อความได้จากทุกที่และเมื่อไรก็ได้ตราบเท่าที่คุณมีอินเทอร์เน็ต 

หากคุณต้องการแน่ใจว่าชุมชนทั้งหมดจะได้รับรู้เกี่ยวกับสิ่งที่คุณอยากจะพูด คุณอาจจะเลือกส่ง cc อีเมลฉบับนั้นให้กลายเป็นจดหมายถึงบรรณาธิการหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นหรือช่องทางการสื่อสารอื่น ๆ ของชุมชน 

ในสมัยก่อนการเขียนจดหมายนั้นมักจะแสดงถึงความคิดเห็นที่หนักแน่นกว่าการส่งอีเมล แต่ในปัจจุบันที่การส่งอีเมลกลายเป็นเรื่องปกตินั้น ทำให้การส่งจดหมายถูกมองว่าเป็นเรื่องล้าสมัยมากกว่า 

คุณอาจจะต้องการสอบถามคนอื่น ๆ ว่าพวกเขามีมุมมองต่อการส่งอีเมลอย่างไรเมื่อเปรียบเทียบกับการเขียนจดหมาย และคุณก็ยังคงสามารถคัดลอกข้อความในอีเมลนั้นส่งเป็นจดหมายให้กับหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นได้เสมอเพื่อเพิ่มน้ำหนักให้กับคำพูดของคุณ 

แนวความคิดเกี่ยวกับการเขียนจดหมาย 

คณะกรรมการบริหารโรงเรียนนั้นค่อนข้างยุ่งและต้องการอ่านทุกความคิดเห็นที่เข้ามาอย่างรวดเร็ว คุณอาจต้องการจำกัดปริมาณตัวอักษรของคุณให้อยู่ใน 1 หน้ากระดาษซึ่งสามารถอธิบายถึงความคิดเห็นของคุณได้อย่างชัดเจน และเนื่องจากว่าจดหมายของคุณนั้นมักจะเกี่ยวข้องกับระดับนโยบาย คุณจึงอาจจะลองใช้วิธีต่อไปนี้ในการเขียนจดหมาย

• ย่อหน้าที่ 1 : อธิบายว่าคุณเป็นใครและมีความเกี่ยวข้องกับโรงเรียนหรือเขตการศึกษาอย่างไร ประโยคสุดท้ายในย่อหน้านี้ควรอธิบายว่าคุณกำลังจะเขียนถึงเรื่องอะไร ตัวอย่างเช่น ฉันชื่อ Jane Smith ลูก ๆ ของฉันทั้งสามคนได้เข้าเรียนที่โรงเรียนในเขต County School District บ้านของฉันอยู่ที่นี่และฉันมีความใส่ใจกับการศึกษาที่ลูก ๆ ของฉันจะได้รับ ฉันเขียนจดหมายฉบับนี้เพื่อสนับสนุนการซ่อมแซมหลังคาที่ผุพังของโรงเรียนประถมศึกษา
• ย่อหน้าที่ 2 : อธิบายผล และ/หรือประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นโดยการสนับสนุนความคิดเห็นของคุณ ตัวอย่างเช่น การซ่อมแซมหลังคาที่ผุพังนั้นจะช่วยป้องกันไม่ให้บริเวณอื่น ๆ ของโรงเรียนได้รับความเสียหายไปด้วยซึ่งจะทำให้มีค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นและอาจจะต้องใช้เงินภาษี การซ่อมหลังคาในตอนนี้ยังจะช่วยหยุดการรั่วซึมของน้ำไม่ให้ไหลเข้ามาในห้องเรียนซึ่งขัดขวางการเรียนของเด็ก ๆ และเพิ่มภาระงานให้กับภารโรง การที่มีน้ำรั่วนั้นยังทำให้เครื่องเรือนและพรมของโรงเรียนเสียหายอีกด้วย ดังนั้นการซ่อมแซมหลังคาในตอนนี้จึงจะช่วยยับยั้งความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นในภายหน้า
• ย่อหน้าที่ 3 (ทางเลือก) เป็นย่อหน้าที่คุณอาจพูดถึงความคิดเห็นที่ตรงข้ามกับคุณอย่างสั้น ๆ เช่น บางคนอาจกล่าวว่าการซ่อมหลังคานั้นมีค่าใช้จ่ายมากและเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นสำหรับเขตการศึกษาของเรา แต่หลังคานั้นอยู่ในสภาพทรุดโทรมมากและหากปล่อยทิ้งไว้ค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมอาจจะมากขึ้นกว่าในปัจจุบัน
• ย่อหน้าสุดท้าย ย้ำถึงความคิดเห็นของคุณอีกครั้ง และขอบคุณคณะกรรมการบริหารที่ได้อ่านอีเมลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณร้องขอ ตัวอย่างเช่น โดยสรุปแล้ว ฉันเชื่อว่าการซ่อมแซมหลังคานี้เป็นเรื่องที่สำคัญและเชื่อว่าคณะกรรมการบริหารจะมีข้อสรุปที่ดีเกี่ยวกับเรื่องนี้ ขอบคุณที่เข้าใจความคิดเห็นของฉันในเรื่องนี้
• ลงชื่อท้ายจดหมายด้วยชื่อต้นและนามสกุลของคุณ ควรเขียนช่องทางการติดต่อ เช่น ที่อยู่สำหรับตอบกลับใต้ชื่อของคุณหากคุณต้องการอีเมลตอบกลับ

การพูดคุยกับคณะกรรมการบริหารโรงเรียน 

หากคุณเลือกที่จะเข้าไปพูดกับคณะกรรมการบริหาร คุณจะต้องมีการวางแผนมาก่อนว่าคุณต้องการจะพูดเรื่องอะไรบ้าง โดยส่วนใหญ่แล้วการประชุมคณะกรรมการบริหารจะมีกฎบังคับให้คนในชุมชนสามารถพูดได้ 1-2 นาที เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่ต้องการพูดจะได้พูดโดยไม่ทำให้การประชุมนั้นยืดเยื้อ แน่นอนว่าเวลาเพียง 1-2 นาทีนั้นฟังดูไม่เยอะ แต่หากคุณมีการวางแผนมาอย่างดีว่าคุณต้องการจะพูดอะไรบ้าง คุณก็จะสามารถพูดเรื่องราวทั้งหมดได้ทัน ควรเข้าเว็บไซต์ของเขตการศึกษาเพื่อศึกษาแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการเข้าแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมดังกล่าว คุณอาจจะมาก่อนเวลาและลงชื่อของคุณเพื่อให้ชื่อของคุณอยู่ในวาระการประชุม 

หากคุณต้องการโครงร่างเกี่ยวกับการเตรียมตัวพูด คุณสามารถใช้โครงร่างเดียวกับการเขียนจดหมายในด้านบน โดยการเริ่มที่ชื่อและโรงเรียนที่ลูกของคุณเรียนอยู่หรือความเกี่ยวข้องของคุณกับเขตการศึกษา หลังจากนั้นจึงค่อยระบุสิ่งที่คุณกังวลและเหตุผล คุณควรฝึกซ้อมการพูดนี้หลาย ๆ ครั้งเพื่อให้คุณพร้อมที่จะพูดในชุมชน และลองจับเวลาขณะลองพูดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถพูดเนื้อหาทั้งหมดได้ในเวลาที่กำหนด